Arsip Blog

Rabu, 02 Juli 2008

Thought of The Day

Suatu ketika saya bermimpi diajak seorang kolega sesama profesi sebagai Black Belt (BB) yang bersikeras untuk mengunjungi negerinya yang konon kabarnya telah memutuskan untuk mengadopsi konsep-konsep manajemen pemerintahan secara modern dan baru satu-satunya diseantero planet Balony, yakni BSC (Becik Soko Catur, yang jika diterjemahkan secara bebas mengandung arti : “Segala kebaikan senantiasa bermuara dari keberhasilan empat elemen” - baca : Perspektif), dimana kesuksesan mereka mencapai cita-cita/visi tertinggi dalam mewujudkan Negara Raharja akan diukur dari keseimbangan atas suksesnya 4 (empat) perspektif yang diyakini memiliki hubungan timbal-balik antar komponen.
Ke-empat Perspektif tersebut adalah :
1. Perspektif – 1 : Pemberdayaan Kolosal
2. Perspektif – 2 : Layanan Bangsa
3. Perspektif – 3 : Suara Rakyat, dan
4. Perspektif – 4 : Kesejahteraan
Rekan BB yang sekaligus Perdana Menteri tersebut sepertinya merasa begitu bangga atas mobilisasi dan keterlibatan komunitas BB mereka dalam membangun konsep dan mengawal ter-implementasikannya BSC. Dengan panjang-lebar dan penuh antusias yang sedikit terkesan congkak, dijelaskannya bahwa negeri mereka dapat dipastikan akan segera menuju terciptanya sebuah negara yang sejahtera secara cepat. Pencapaian visi yang telah dicanangkan tersebut diyakini akan terwujud jika diawali dengan adanya keseriusan dalam meningkatkan Pemberdayaan Masyarakat secara kolosal, dimana penguasaan dan peningkatan ilmu pengetahuan dijadikan sebagai prioritas utama dalam hal ini. Penguasaan dan peningkatan ilmu pengetahuan rakyat tentunya tidak akan pernah terwujud jika perencanaan dan pembangunan infrastruktur pendukung yang merupakan bentuk Layanan Bangsa tidak pernah diperhatikan untuk dilakukan, sehingga praktis negeri yang menjunjung tinggi azas demokrasi dan menjadikan suara rakyat sebagai suara Tuhan ini dapat dipastikan akan kehilangan dukungan dan suara rakyat, yang tentunya berujung pada kemungkinan-kemungkinan terjadinya chaos diikuti tingginya para investor yang bakalan angkat kaki, defisit besar-besaran disektor komoditi, terjadinya inflasi, rendahnya daya-beli, rush pada sektor per-bankan dan selanjutnya ber-implikasi pada kemustahilan akan terwujudnya kesejahteraan akibat merebaknya mosi.
“Wah …!?!”
Saya tercengang dengan penjelasan yang begitu detil, runut dan memang sangat masuk akal, sehingga terkesan tak terbantahkan. Belum selesai keterperangahan saya, sang rekan menunjukkan beberapa gambaran Core Process yang menguraikan langkah-langkah strategis yang perlu dilakukan dalam mencapai setiap sasaran utama pada tiap-tiap elemen/perspektif dalam BSC. Skala penilaian atas pencapaian masing-masing bagian telah dirancang sedemikian rupa dengan pola Traffic Light yang nantinya diolah secara otomatis melalui sebuah sistem yang mereka namakan sebagai Ki-PE-ER.
Untuk lebih meyakinkan saya atas optimisme yang dia miliki, ditunjukkanlah lembaran-lembaran dokumen yang telah dilengkapi tandatangan asli dari para menteri yang mengepalai setiap departemen. Yakni kumpulan dokumen yang tidak hanya berisi tentang gambaran Core Process tiap departemen dalam memberikan bentuk layanan kepada rakyat, tapi juga berisi tentang analisa SWOT ( Sengsoro, Wirang, Ora Tekan – yang jika diterjemahkan bebas menjadi : Analisa atas terjadinya setiap unsur-unsur kesulitan dan atau tingkat kebanggaan warga dalam berbangsa yang dilakukan dengan mengidentifikasi kegagalan).
“ Ini adalah bentuk dukungan penuh para menteri dan refleksi komitmen mereka !”, ujarnya dengan mantap.
Atas dasar perlunya komitmen dan keseriusan dalam mengemban misi sekaligus mempererat hubungan bathin dan semangat antar para menteri, dikatakannya bahwa - suka atau tidak suka - mereka wajib melahap makanan harian yang telah disiapkan oleh sang Presiden dan dihantarkan langsung oleh dirinya dalam kapasitas sebagai Perdana Menteri, yakni sajian tetap yang diberi title “Thought of the Day” dengan jenis-jenis masakan hasil ramuan istemewa para chef / koki terkenal.
“Luar Biasa … !”, dan secara refleks sayapun berdecak kagum sembari menggelengkan kepala sebagai ekspresi ketakjuban atas spirit dan kesungguhan para pelaksana negeri ini, sebuah gelengan yang ternyata juga bersamaan dengan buyarnya prosesi mimpi yang saya alami akibat adanya gangguan seekor nyamuk. Saya tertegun sejenak atas mimpi yang sungguh aneh ini untuk kemudian mencoba mereka-reka korelasi atas apa yang terjadi.
Waktu masih menunjukkan pukul 01.15 dinihari. Sesaat setelah sholat tahajud malam, lembaran materi 6Sigma DMAIC training, buku tentang Leadership dan beberapa buku-buku karya Robert Kaplan harus saya baca hingga tiba datangnya rasa kantuk kembali.
Lorong waktu kembali saya lalui dan terasa diri ini telah terlempar ke-ujung salahsatu perkampungan yang sepertinya masih di negeri yang baru saja telah saya kunjungi dalam mimpi. Untuk memastikannya, seorang petani tua saya hampiri dan menanyakan apakah negeri mereka bernama Balding dan masih dipimpin oleh presiden yang sama ?.
“ Wah ! adik bukan warga negeri ini, ya ?”. tuturnya yang selanjutnya saya iya-kan.
“ Negeri ini memang bernama Balding, tapi sudah tidak lagi dipimpin oleh presiden Sujono sejak tiga tahun yang lalu setelah parlemen memutuskan konsep BSC yang mereka rancang selama dua tahun dianggap gagal”.
“Hah !, jadi saya telah lima tahun meninggalkan negeri ini hanya dalam beberapa menit impian yang saya tinggalkan ?”, pikir saya dalam hati.
Seketika saya berpamitan untuk segera menemui kolega yang dulunya merangkap sebagai Perdana Menteri. Baru saya ketahui jika pada akhirnya yang bersangkutan kini kembali hanya mengemban profesi sebagai Black Belt atas adanya amandemen parlemen.
Sayapun menjadi penasaran untuk mencari tahu segala penyebab atas kegagalan yang terjadi. Dengan hati-hati sayapun mengajukan pertanyaan :
“ Wahai sahabatku !, kalau boleh tahu hal apakah gerangan yang menyebabkan implementasi konsep BSC yang saya nilai begitu sempurna harus di-interpelasi parlemen dan pada akhirnya harus digugurkan ?”. Mimik serius, tercenung dan sedikit sedih tiba-tiba nampak dari raut muka sang mantan Perdana Menteri ini.
“ Saya juga tidak tahu hal apa sebenarnya yang menyebabkan semua ini terjadi !”
“Mungkin ada baiknya kita menghadap ketua parlemen untuk mengetahui kepastiannya”, sambungnya.
Tanpa terduga, ikhwal atas hal tersebut justru menyebabkan saya harus diperhadapkan pada pertaruhan nyawa dalam tugas pencarian akar permasalahan atas kegagalan implementasi BSC dengan waktu yang hanya disediakan oleh ketua parlemen selama seminggu.
Untuk menindak-lanjuti hal ini, sayapun harus melakukan Flash Back yang dimulai dari pencarian sosok karakter sang presiden selama pengabdiannya di-pemerintahan. Test Multiple Subjective Evaluation-pun harus saya gunakan untuk menggambarkan karakter leadership yang ditampilkan selama perjalanan karir dari pertama kali ditugaskan sebagai seorang penasehat teknis bayaran, Walikota, hingga terakhir sebagai presiden negeri Balding.
Analisa-analisa Statistik
Regression Analysis: Leadership versus Charisma, Trusted, ...

The regression equation is
Leadership = 5.7 - 0.0156 Charisma + 0.239 Trusted
+ 0.44 Exemplify + 0.0449 Experience

Predictor Coef SE Coef T P VIF
Constant 5.72 10.83 0.53 0.607
Charisma -0.01558 0.02616 -0.60 0.563 1.3
Trusted 0.2393 0.2644 0.90 0.383 11.0
Exemplify 0.443 1.033 0.43 0.675 11.7
Experience 0.04495 0.01481 3.04 0.010 1.7

S = 0.412748 R-Sq = 80.9% R-Sq(adj) = 74.5%

Saya menjadi begitu tertarik mendapati kenyataan nilai Variance Inflation Factor (VIF) diatas, dimana bisa disimpulkan bahwa problem serius yang dimiliki sang mantan Presiden dalam kaitan Leadership, yakni tidak adanya potensi diri sebagai figur pemimpin untuk bisa dipercaya akibat kerapnya perbedaan setiap ucapan dan tindakan.
Namun demikian, saya masih penasaran untuk mengungkap lebih jauh tentang hal ini dan berharap kesimpulan sementara atas hasil analisa diatas adalah salah.
“Surprise !”. Dari hasil survey yang berhasil dikumpulkan terhadap seluruh orang-orang yang pernah berinteraksi secara langsung, ternyata lebih menguatkan analisa sebelumnya dimana sebagian besar mereka menganggap sosok mantan presiden mereka lebih dominan egois, arogan dan juga keras kepala. Waduh !, Benarkah ?







Pada hari ke-enam, saya baru teringat tentang tandatangan komitmen dan sajian harian “Thought of the Day” yang harus dilahap oleh seluruh pejabat menteri yang memicu timbulnya banyak pertanyaan dibenak saya.
”Bukankan hal ini semestinya begitu sempurna ?”.
“Bukankah dengan komitmen yang ada menjadikan eksekusi menjadi mudah ?”. “Bukankah segala sesuatu tentang hal ini menjadi begitu kontradiksi dengan sinyalemen yang dihasilkan dari analisa sebelumnya ?”.
Semua pertanyaan tersebut menjadikan saya sedikit Nervous, hingga pada akhirnya saya menemukan suatu metode dalam mencari akar masalah ini. Yang harus saya telusuri dan lakukan kemudian adalah mewawancarai secara langsung seluruh menteri tentang menu masakan yang selama ini mereka konsumsi.
Semula mereka enggan menceritakan segala sesuatunya secara terbuka. Namun setelah mereka pikir bahwa era kepemimpinan sang presiden sudah lama berakhir, akhirnya merekapun tanpa rasa takut memberikan seluruh masakan dengan sajian bertitel “Thought of the Day” yang harus mereka lahap tiap hari selama 2 tahun, tepatnya terdapat 528 jenis masakan.
Saya sangat terkejut mendapati bahwa aneka masakan dari para chef/koki ternama yang disajikan dalam nampan tertutup untuk dijadikan sebagai santapan mereka selama ini tak lebih dari sekedar tulisan tangan diatas kertas.
Saya masih mencoba berpikir positif bahwa para menteri itu sesungguhnya diharapkan proaktif untuk berani mengimplementasikan seluruh resep-resep yang telah diberikan secara mandiri hingga tercapainya pemahaman dan keyakinan yang sangat matang. Namun dari pikiran-pikiran positip tersebut ternyata jusru memunculkan gagasan untuk mengukur kapabilitas sang mantan presiden.
Dari 528 jenis resep masakan selama 2 tahun, maka hitungan matematis menghasilkan baseline 22 jenis resep masakan dalam tiap bulan, yang sekaligus mengandung makna bahwa sang Leader haruslah mampu dengan baik mengenal dan memiliki cita-rasa yang baik atas keseluruhan resep yang telah dikeluarkan sebelum pada akhirnya para menteri merasa yakin atas apa yang mereka dapatkan tanpa harus mendorong terjadinya cibiran.
Jika 528 jenis resep masakan tersebut kita asumsikan sebagai jumlah Statement/Jargon, maka tingkat kapabilitas sang pemimpin yang hanya 1,9% untuk setiap perilaku nyata yang dilakukannya selama 2 tahun boleh jadi merupakan pembenar dari serangkaian temuan akar permasalahan atas kegagalan implementasi BSC di negeri Balding ini.









Pada batas akhir dihari ketujuh, saya telah merasa benar-benar lega dapat mengakhiri segala sesuatunya dengan sempurna. Serangkaian solusipun bisa saya rancang dengan mudah untuk kemudian disampaikan dalam sidang parlemen yang pada akhirnya memberikan mandat mantan sang Perdana Menteri sahabat saya selaku Pejabat Sementara (Pjs) Presiden untuk melakukan langkah-langkah taktis dengan pendekatan berbeda dalam memberlakukan kembali inisiatif BSC yang kali ini saya sangat yakin akan kesuksesannya. Sama sekali tak terpikirkan, jika ilmu hasil training 6Sigma DMAIC ternyata mampu mengungkapkan seluruh fakta, mengembalikan spirit negeri Balding dalam pencapaian visi mulia mereka dan terutama membantu menyelamatkan saya dari hukuman pancung. Saya-pun berpamitan untuk kembali kelorong waktu. Sejenak, piagam/sertifikat 6Sigma DMAIC training saya keluarkan dari tas, saya angkat, saya cium dan tiba-tiba…….. badan terasa bergoyang-goyang seiring tindakan isteri yang mencoba membangunkan saya dan merasa terheran-heran karena dicium disaat tidur. Walah !?!
Catatan :
Tulisan diatas hanyalah bersifat Fiksi semata tanpa memiliki hubungan apapun dalam hal lokasi, peristiwa/kejadian dan pihak-pihak manapun.
Tujuan : Membangun Awareness Audience terhadap segala inisiatif-2 dilevel korporat dan membumikan budaya 6Sigma dalam melihat segala permasalahan sekecil apapun dilingkup kerja secara Smart.

Penulis : Zoehry (TSD-6Sigma Black Belt)

Thought of The Day

CE – It’s Fun & Smart
(Zoehry, TSD 6Sigma Black Belt)

Mengawali kiprahnya dipergantian tahun, 6Sigma Group telah menetapkan agenda-agenda penting sepanjang tahun 2008, yakni agenda-agenda yang diharapkan mampu menjadi media pengantar perusahaan menuju visi-2010 sekaligus sebagai upaya pencitraan dan penyebarluasan budaya 6Sigma bagi seluruh insan karyawan. Salahsatu dari agenda penting yang harus dilakukan untuk maksud tersebut adalah Courier Exercise (baca : CE) yang diadakan ditingkat CEG-Head Office ataupun Area, yakni suatu program pelatihan yang men-simulasikan kinerja suatu perusahaan jasa pengiriman barang/kurir (“Move-It Courier” Inc) dengan dukungan seluruh perangkat / fungsi kerja didalamnya yang dilakukan oleh seluruh peserta sebagai pemegang peran. Esensi dari Efisiensi dan Optimalisasi seluruh perangkat / fungsi kerja yang mampu dihasilkan melalui kerjasama tim dalam beberapa sesi simulasi tersebut pada akhirnya lebih ditujukan untuk menjadikan seluruh peserta mampu memahami proses-proses kerja nyata dalam lingkup tanggungjawabnya, mengidentifikasi dan sekaligus mengkorelasikan hasil kinerja terhadap kebutuhan “Customer”-nya, mencari akar permasalahan yang diikuti penetapan solusi atas hasil kinerja yang tidak memuaskan, hingga kemudian melakukan pengontrolan kembali hasil kinerja secara berkesinambungan.
Pelatihan CE sendiri sebetulnya pernah dilakukan pada era diawal berdirinya organisasi 6Sigma untuk kemudian tiarap selama lebih dari 3 (tiga) tahun akibat adanya beberapa inisiatif yang bersifat korporat, sehingga praktis perencanaannya perlu dibuat sedetil mungkin untuk meningkatkan Confidence Level para Black Belt dalam fungsinya sebagai fasilitator, sebelum secara formal diagendakan dalam kalender resmi perusahaan.
Untuk alasan tersebut, Pelatihan full day CE yang masih bersifat Piloting pada akhirnya ditetapkan pada tanggal 17 Januari 2008 dengan nama-nama peserta ditingkat Head Office, Asal Dept & Peran sbb :

NAMA DEPT PERAN
1. Aswin R. Hamami PSM/POD General Manager
2. Yudi Abdillah PSM/POD Distance Fee Clerk
3. Irvina Mamuaya PSD Account Receivable Clerk
4. Nora Adhitama PSD Account Representative
5. Ajeng Restu Probowatie HRCS Account Supervisor
6. Arya Wiguna PP Marketing Courier
7. Nana Sutisna PP Marketing Mail Clerk
8. Gembira D. Simbolon Training & Dev. In-Sort Supervisor
9. Dedi Saputra Training & Dev. Weight Fee Clerk
10. Ajie Jihad Training & Dev. In-Sort Clerk
11. Novizari B.P OSM Sales Manager
12. Ajeng Nurul Finance Courier
13. Inge Muninggar CPD Out-Sort Supervisor
14. Dini Radiastuti 6Sigma Out-Sort Clerk
15. Rozy. A & Zoehry 6Sigma Customer North
16. Farid. A & Freddy H.Y 6Sigma Customer East
17. Immawan.P & Muhibullah 6Sigma Customer South
18. Fieke. Zachlul & Frits Ruiter 6Sigma Customer West

Sesi Simulasi
Pada permulaan sesi dalam simulasi ini, masing-masing peserta pelatihan dipersilahkan menempati kursi sesuai dengan layout, skenario peran dan role responsible yang telah dipersiapkan sebelumnya. Windra Permana selaku CEO (Courier Exercise Officer) untuk acara ini memberikan presentasi pembuka menyangkut pemahaman konsep 6Sigma DMAIC (Define Measure Analyze Improve Control).
Ketidaksepahaman antar anggota tim dalam memahami alur proses internal “Move-It Courier, Inc”, kelalaian penggalian informasi tentang keinginan Customer (Voice of Customer / VoC dari perusahaan Serendipity, Inc) dan belum terwujudya strategi yang mesti diterapkan, menjadikan pencapaian kinerja yang dihasilkan masih teramat sulit diterjemahkan kedalam nilai Sigma Quality Level (SQL) akibat Defect yang merata dihampir seluruh bagian/fungsi kerja atas terjadinya keterlambatan, salah alamat dan salah pewarnaan/pembuatan tanda bintang pada paket yang dikirimkan.
Pada sesi berikutnya, pemahaman alur proses internal mulai didiskusikan antar anggota tim, beberapa perubahan dilakukan sebagaimana telah diizinkan oleh CEO pada salahsatu sesi berikutnya. Namun demikian, perbaikan alur proses dan restrukturisasi internal yang dilakukan masih bersifat premature conclusion, dimana titikberat pencarian root cause semestinya di-identifikasi berdasarkan atas kemampuan kinerja dari masing-masing bagian didalam organisasi “Move-It Courier, Inc” terhadap VoC Serendipity, Inc yang tentunya telah dikorelasikan menjadi Critical Customer Requirement (CCR) untuk selanjutnya dikomunikasikan keseluruh anggota tim. Praktis, fokus perbaikan yang dilakukan hanya menyangkut pergantian fungsi kerja kurir yang dibagi per-Customer Area, dimana sdri. Ajeng Nurul hanya menyangkut pelayanan terhadap Customer North dan West, sedangkan sdr. Arya Wiguna melayani Customer South dan East. Adanya perubahan atas CCR yang tidak diidentifikasi secara cermat, menjadikan pencapaian SQL pada sesi ini hanya sedikit terdongkrak sebesar 1.3 dengan jumlah defect per-million opportunity (DPMO) masih diatas angka 500,000.
Selanjutnya, pertimbangan adanya biaya-biaya pengeluaran/Costs haruslah dapat lebih dipertimbangkan untuk di-maintain. Pada tahap ini sdr. Aswin R. Hamami selaku pemegang peran General Manager (GM) mencoba mengkomunikasikan keseluruh anggota tim perihal VoC dan CCR. Flow proses, Role & Responsibility dan Layout yang tidak lazim dengan konfigurasi “U” juga telah disepakati untuk dimplementasikan dengan titikberat atas Speed & Reliability yang mampu dihasilkan oleh masing-masing bagian. Pencarian Root Cause juga terlihat mulai dilakukan secara terstruktur dengan mengidentifikasi Bottleneck pada bagian-bagian proses kerja yang mereka miliki. Akhir dari sesi ini mengindikasikan pencapaian SQL menjadi 3.3 dengan jumlah DPMO berkisar 40.000 yang lebih disebabkan adanya keterlambatan penyampaian paket dari waktu semestinya yang telah ditentukan dan ketidaksesuaian atas keinginan Customer (VoC), meskipun Outstanding/Backlog pada tiap-tiap bagian sudah mampu mencapai 0 (nol). Revenue yang dihasilkan, ternyata juga masih belum mampu mengkontribusikan nilai positif.
Sesi-sesi berikutnya, CEO memberikan keleluasaan tim untuk melakukan perubahan sebanyak-banyaknya sekaligus diperkenankannya untuk melakukan negosiasi secara langsung kepada Customer, termasuk menyangkut perubahan harga jika Revenue diharapkan untuk mampu menghasilkan nilai positif. Pengiriman sejumlah paket dalam batasan waktu tertentu tetap diberlakukan, dimana identifikasi atas hal ini telah dilakukan dengan baik oleh saudari. Nora Adhitama selaku Account Representative.
Konfigurasi/Layout tiap-tiap bagian, penggabungan role & responsibility pelaku proses yang sekaligus berarti pengurangan personil kembali diformulasikan sedemikian rupa, namun secara mendadak kinerja “Move-It Courier, Inc” menjadi sangat terganggu setelah adanya beberapa kejadian yang tidak terduga. Hal ini ber-implikasi terhadap keputusan yang harus secara cepat diambil oleh seorang GM dalam melakukan restrukturisasi organisasi.
Adanya skenario-skenario yang telah terjadi dan kenyataan pencapaian SQL yang masih belum beranjak dari angka 3 (tepatnya hanya 3,6) , pada akhirnya menyadarkan GM selaku Process Owner dan khususnya seluruh personil “Move-It Courier, Inc” bahwa implementasi solusi yang selama ini mereka lakukan tidaklah cukup kuat (baca : Robust) untuk mendukung tercapainya perbaikan kinerja secara berkesinambungan. Namun demikian, dari sisi pengalaman pribadi masing-masing peserta pasca Piloting Event ini, dan beberapa simulasi CE lainnya yang telah dilakukan termasuk simulasi CE yang akan dilakukan dimana anda akan menjadi peserta berikutnya, secara pasti diyakini bahwa dalam penerapan dilingkup nyata dunia kerja dan pem-bumi-an menjadi budaya standar PT.Trakindo Utama, metode DMAIC 6Sigma : PAS Rasanya ….!!. (sedikit menyadur ungkapan dalam sebuah iklan di TV).