Thought of The Day

CE – It’s Fun & Smart
(Zoehry, TSD 6Sigma Black Belt)

Mengawali kiprahnya dipergantian tahun, 6Sigma Group telah menetapkan agenda-agenda penting sepanjang tahun 2008, yakni agenda-agenda yang diharapkan mampu menjadi media pengantar perusahaan menuju visi-2010 sekaligus sebagai upaya pencitraan dan penyebarluasan budaya 6Sigma bagi seluruh insan karyawan. Salahsatu dari agenda penting yang harus dilakukan untuk maksud tersebut adalah Courier Exercise (baca : CE) yang diadakan ditingkat CEG-Head Office ataupun Area, yakni suatu program pelatihan yang men-simulasikan kinerja suatu perusahaan jasa pengiriman barang/kurir (“Move-It Courier” Inc) dengan dukungan seluruh perangkat / fungsi kerja didalamnya yang dilakukan oleh seluruh peserta sebagai pemegang peran. Esensi dari Efisiensi dan Optimalisasi seluruh perangkat / fungsi kerja yang mampu dihasilkan melalui kerjasama tim dalam beberapa sesi simulasi tersebut pada akhirnya lebih ditujukan untuk menjadikan seluruh peserta mampu memahami proses-proses kerja nyata dalam lingkup tanggungjawabnya, mengidentifikasi dan sekaligus mengkorelasikan hasil kinerja terhadap kebutuhan “Customer”-nya, mencari akar permasalahan yang diikuti penetapan solusi atas hasil kinerja yang tidak memuaskan, hingga kemudian melakukan pengontrolan kembali hasil kinerja secara berkesinambungan.
Pelatihan CE sendiri sebetulnya pernah dilakukan pada era diawal berdirinya organisasi 6Sigma untuk kemudian tiarap selama lebih dari 3 (tiga) tahun akibat adanya beberapa inisiatif yang bersifat korporat, sehingga praktis perencanaannya perlu dibuat sedetil mungkin untuk meningkatkan Confidence Level para Black Belt dalam fungsinya sebagai fasilitator, sebelum secara formal diagendakan dalam kalender resmi perusahaan.
Untuk alasan tersebut, Pelatihan full day CE yang masih bersifat Piloting pada akhirnya ditetapkan pada tanggal 17 Januari 2008 dengan nama-nama peserta ditingkat Head Office, Asal Dept & Peran sbb :

NAMA DEPT PERAN
1. Aswin R. Hamami PSM/POD General Manager
2. Yudi Abdillah PSM/POD Distance Fee Clerk
3. Irvina Mamuaya PSD Account Receivable Clerk
4. Nora Adhitama PSD Account Representative
5. Ajeng Restu Probowatie HRCS Account Supervisor
6. Arya Wiguna PP Marketing Courier
7. Nana Sutisna PP Marketing Mail Clerk
8. Gembira D. Simbolon Training & Dev. In-Sort Supervisor
9. Dedi Saputra Training & Dev. Weight Fee Clerk
10. Ajie Jihad Training & Dev. In-Sort Clerk
11. Novizari B.P OSM Sales Manager
12. Ajeng Nurul Finance Courier
13. Inge Muninggar CPD Out-Sort Supervisor
14. Dini Radiastuti 6Sigma Out-Sort Clerk
15. Rozy. A & Zoehry 6Sigma Customer North
16. Farid. A & Freddy H.Y 6Sigma Customer East
17. Immawan.P & Muhibullah 6Sigma Customer South
18. Fieke. Zachlul & Frits Ruiter 6Sigma Customer West

Sesi Simulasi
Pada permulaan sesi dalam simulasi ini, masing-masing peserta pelatihan dipersilahkan menempati kursi sesuai dengan layout, skenario peran dan role responsible yang telah dipersiapkan sebelumnya. Windra Permana selaku CEO (Courier Exercise Officer) untuk acara ini memberikan presentasi pembuka menyangkut pemahaman konsep 6Sigma DMAIC (Define Measure Analyze Improve Control).
Ketidaksepahaman antar anggota tim dalam memahami alur proses internal “Move-It Courier, Inc”, kelalaian penggalian informasi tentang keinginan Customer (Voice of Customer / VoC dari perusahaan Serendipity, Inc) dan belum terwujudya strategi yang mesti diterapkan, menjadikan pencapaian kinerja yang dihasilkan masih teramat sulit diterjemahkan kedalam nilai Sigma Quality Level (SQL) akibat Defect yang merata dihampir seluruh bagian/fungsi kerja atas terjadinya keterlambatan, salah alamat dan salah pewarnaan/pembuatan tanda bintang pada paket yang dikirimkan.
Pada sesi berikutnya, pemahaman alur proses internal mulai didiskusikan antar anggota tim, beberapa perubahan dilakukan sebagaimana telah diizinkan oleh CEO pada salahsatu sesi berikutnya. Namun demikian, perbaikan alur proses dan restrukturisasi internal yang dilakukan masih bersifat premature conclusion, dimana titikberat pencarian root cause semestinya di-identifikasi berdasarkan atas kemampuan kinerja dari masing-masing bagian didalam organisasi “Move-It Courier, Inc” terhadap VoC Serendipity, Inc yang tentunya telah dikorelasikan menjadi Critical Customer Requirement (CCR) untuk selanjutnya dikomunikasikan keseluruh anggota tim. Praktis, fokus perbaikan yang dilakukan hanya menyangkut pergantian fungsi kerja kurir yang dibagi per-Customer Area, dimana sdri. Ajeng Nurul hanya menyangkut pelayanan terhadap Customer North dan West, sedangkan sdr. Arya Wiguna melayani Customer South dan East. Adanya perubahan atas CCR yang tidak diidentifikasi secara cermat, menjadikan pencapaian SQL pada sesi ini hanya sedikit terdongkrak sebesar 1.3 dengan jumlah defect per-million opportunity (DPMO) masih diatas angka 500,000.
Selanjutnya, pertimbangan adanya biaya-biaya pengeluaran/Costs haruslah dapat lebih dipertimbangkan untuk di-maintain. Pada tahap ini sdr. Aswin R. Hamami selaku pemegang peran General Manager (GM) mencoba mengkomunikasikan keseluruh anggota tim perihal VoC dan CCR. Flow proses, Role & Responsibility dan Layout yang tidak lazim dengan konfigurasi “U” juga telah disepakati untuk dimplementasikan dengan titikberat atas Speed & Reliability yang mampu dihasilkan oleh masing-masing bagian. Pencarian Root Cause juga terlihat mulai dilakukan secara terstruktur dengan mengidentifikasi Bottleneck pada bagian-bagian proses kerja yang mereka miliki. Akhir dari sesi ini mengindikasikan pencapaian SQL menjadi 3.3 dengan jumlah DPMO berkisar 40.000 yang lebih disebabkan adanya keterlambatan penyampaian paket dari waktu semestinya yang telah ditentukan dan ketidaksesuaian atas keinginan Customer (VoC), meskipun Outstanding/Backlog pada tiap-tiap bagian sudah mampu mencapai 0 (nol). Revenue yang dihasilkan, ternyata juga masih belum mampu mengkontribusikan nilai positif.
Sesi-sesi berikutnya, CEO memberikan keleluasaan tim untuk melakukan perubahan sebanyak-banyaknya sekaligus diperkenankannya untuk melakukan negosiasi secara langsung kepada Customer, termasuk menyangkut perubahan harga jika Revenue diharapkan untuk mampu menghasilkan nilai positif. Pengiriman sejumlah paket dalam batasan waktu tertentu tetap diberlakukan, dimana identifikasi atas hal ini telah dilakukan dengan baik oleh saudari. Nora Adhitama selaku Account Representative.
Konfigurasi/Layout tiap-tiap bagian, penggabungan role & responsibility pelaku proses yang sekaligus berarti pengurangan personil kembali diformulasikan sedemikian rupa, namun secara mendadak kinerja “Move-It Courier, Inc” menjadi sangat terganggu setelah adanya beberapa kejadian yang tidak terduga. Hal ini ber-implikasi terhadap keputusan yang harus secara cepat diambil oleh seorang GM dalam melakukan restrukturisasi organisasi.
Adanya skenario-skenario yang telah terjadi dan kenyataan pencapaian SQL yang masih belum beranjak dari angka 3 (tepatnya hanya 3,6) , pada akhirnya menyadarkan GM selaku Process Owner dan khususnya seluruh personil “Move-It Courier, Inc” bahwa implementasi solusi yang selama ini mereka lakukan tidaklah cukup kuat (baca : Robust) untuk mendukung tercapainya perbaikan kinerja secara berkesinambungan. Namun demikian, dari sisi pengalaman pribadi masing-masing peserta pasca Piloting Event ini, dan beberapa simulasi CE lainnya yang telah dilakukan termasuk simulasi CE yang akan dilakukan dimana anda akan menjadi peserta berikutnya, secara pasti diyakini bahwa dalam penerapan dilingkup nyata dunia kerja dan pem-bumi-an menjadi budaya standar PT.Trakindo Utama, metode DMAIC 6Sigma : PAS Rasanya ….!!. (sedikit menyadur ungkapan dalam sebuah iklan di TV).